SOLINOFF CORPORATION S.A.S pone a conocimiento de todas sus contrapartes (Clientes, proveedores, Colaboradores, Contratistas. etc.) que actualmente cuenta dentro de su ordenamiento interno con un SAGRILAFT (Sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM) con el objetivo de gestionar y controlar los riesgos provenientes del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Estas son una serie de medidas, tales como identificar a la contraparte, identificar al beneficiario final, entender el propósito de la relación comercial, entre otros, para prevenir y detectar actividades asociadas a LA/FT, dando cumplimiento a la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 expedida por la superintendencia de sociedades.
Como parte interesada de la compañía es deber de todos velar por su cumplimiento, por ello si identifica algún tipo de actividad inusual o sospechosa, podrá reportar a los canales establecidos
POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
SOLINOFF CORPORATION S.A.S. identificada con NIT 800.134.773-2, con el objetivo de garantizar la protección de los derechos a la privacidad, intimidad, el buen nombre, imagen, transparencia y la libertad de los datos personales de personas naturales o jurídicas que se encuentran dentro de nuestras bases de datos, con tal propósito todas las actuaciones y políticas de Tratamiento de Datos se regirán por los principios de buena fe, derecho, garantías y procedimientos previstos en nuestra Constitución Nacional, Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y normas concordantes .
De acuerdo a los requerimientos establecidos en la política de tratamiento y Protección de datos personales, mediante el registro de sus datos personales, usted autoriza a SOLINOFF CORPORATION S.A.S. para la recolección, almacenamiento y uso de los mismos con la finalidad de adelantar los trámites pertinentes de acuerdo al tipo de solicitud. Como Titular de la información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.
OBJETIVO
Esta política define los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los datos personales por parte de SOLINOFF CORPORATION S.A.S., en virtud del compromiso de velar por la seguridad y el uso adecuado de la información de los Titulares.
ALCANCE DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, aplica para todos los datos personales o cualquier información que repose en las bases de datos de SOLINOFF CORPORATION S.A.S., se aplicará a todas las Bases de Datos y Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento, considerado como responsable o encargado del tratamiento de los datos personales. Todos los funcionarios, Contratistas y terceros que tengan relación con SOLINOFF CORPORATION S.A.S. y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.
Este manual siguiendo los lineamientos establecidos por la Ley 1581 del 2012 y el Decreto 1377, con el propósito de establecer las responsabilidades del personal que tiene el manejo y tratamiento de datos de CLIENTES, PROVEEDORES, EMPLEADOS, PROSPECTO DE ESTOS y TERCEROS.
USO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales e información encontrada en nuestras bases de datos de clientes finales, proveedores, contratistas, empleados serán utilizados para el desarrollo del objeto social de SOLINOFF CORPORATION S.A.S., así como en el desarrollo de sus obligaciones legales, administrativas, operativas, contractuales y misionales; por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia. En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia.
El tratamiento que realizará SOLINOFF CORPORATION S.A.S, será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
FINALIDAD
Proveedores, contratistas, clientes y/o empleados y ex empleados: Realizar análisis de los datos, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades, en especial dar cumplimiento a obligaciones sobre Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo como aplicación de la regulación a empresas de juegos de apuestas y azar.
Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas.
DEFINICIONES
Datos: Es toda la información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo, susceptible tratamiento, concerniente a personas físicas determinadas o determinables (tales como nombre, apellidos, estado civil, sexo, edad, domicilio, número de la seguridad social, número de matrícula del empleado, identificación personal, número de teléfono, correo electrónico, etc.).
Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Datos personales: Los datos personales son cualquier información relativa a una persona física viva identificada o identificable.
Análisis de datos: Es el estudio exhaustivo de un conjunto de información cuyo objetivo es obtener conclusiones que permitan a una empresa o entidad tomar una decisión.
AUTORIZACIÓN
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización para el tratamiento de datos personales será obtenida por SOLINOFF CORPORATION S.A.S mediante alguno de los siguientes mecanismos:
- Por escrito, a través de formularios, herramientas electrónicas, punto de atención personalizada, teléfono fijo.
- Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente su autorización. Por ejemplo, y sin limitarse a estas, la compra o venta de productos y/o servicios, la solicitud de prestación de servicios, la presentación de peticiones, quejas y/o reclamos.: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SOLINOFF CORPORATION S.A.S será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.
Sede principal: KM 3 VIA FUNZA SIBERIA MZ A BG 6 PARQUE IND GALICIA
Teléfono de contacto (601) 4463822
Correo electrónico: servicioalcliente@solinoff.com
MANEJO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
En ese orden de ideas SOLINOFF CORPORATION S.A.S, no recolectará, usará o tratará datos sensibles, salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento, o en los casos en que la ley determina que no se requiere dicha autorización.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales, son las personas naturales cuyos datos sean objeto de Tratamiento por parte de SOLINOFF CORPORATION S.A.S De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Consultar o acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS:
SOLINOFF CORPORATION S.A.S aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción, protección, almacenamiento y confidencialidad de los Datos Personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación. Toda información no contemplada en la presente política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.
La actualización de la Políticas de Protección de Datos Personales dependerá de las instrucciones y lineamientos de la Dirección Ejecutiva de SOLINOFF CORPORATION S.A.S así como de las extensiones reglamentarias del ente de vigilancia y control, la Superintendencia de Industria y Comercio. Cualquier inquietud adicional nos puede escribir al correo servicioalcliente@solinoff.com, los mensajes serán atendidos a la mayor brevedad posible.
